Die E-Rechnungspflicht hat nicht ein Datum, sondern vier.

Muss ich ab 2025 E-Rechnungen schreiben?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische Unternehmer zunächst nur die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Das Ausstellen bleibt für die meisten Betriebe bis Ende 2027 freiwillig.

Diese Unterscheidung ist der häufigste Fehler in Ratgebern und Werbetexten: Aus „ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht" wird beim Lesen „ab 2025 muss ich umstellen". Für einen Malerbetrieb mit 400.000 € Umsatz ist das zwei Jahre zu früh.

Für den Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Es braucht kein Portal, keine Schnittstelle und keine Software — nur die Fähigkeit, eine strukturierte Rechnung anzunehmen und aufzubewahren.

Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?

Das hängt an Ihrem Vorjahresumsatz. Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr müssen ab dem 1. Januar 2027 im inländischen B2B-Geschäft elektronisch abrechnen. Alle übrigen ab dem 1. Januar 2028.

Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Datum auf der Rechnung. § 27 Abs. 38 UStG stellt auf den „nach dem 31. Dezember … ausgeführten Umsatz" ab. Eine Leistung, die im Dezember 2027 erbracht und im Januar 2028 abgerechnet wird, fällt damit noch unter die Übergangsregelung. Diese Unterscheidung wird in Ratgebern regelmäßig verwechselt.

Bis Ende 2026 dürfen Sie weiter auf Papier abrechnen. Andere elektronische Formate — ein einfaches PDF etwa — nur, wenn der Empfänger zustimmt. Für per EDI übermittelte Rechnungen läuft die Übergangsfrist ebenfalls bis Ende 2027.

Wer die Umstellung hinausschiebt, sollte den Empfang trotzdem heute schon können: Ihre Lieferanten dürfen seit 2025 elektronisch abrechnen, ohne Sie zu fragen.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt — reicht ein PDF?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann.

Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Es lässt sich lesen, aber nicht auswerten. In Deutschland erfüllen zwei Formate die Norm: XRechnung (reines XML, im öffentlichen Auftragswesen verbreitet) und ZUGFeRD ab Version 2.x (ein PDF/A-3, in das dieselbe XML-Datei eingebettet ist).

ZUGFeRD ist für Handwerksbetriebe meist der bequemere Weg: Ihr Kunde sieht ein gewohntes PDF, sein Buchhaltungsprogramm liest das XML darin. Beide Seiten bekommen, was sie brauchen, aus derselben Datei.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt alles beim Alten — Papier oder PDF, wie bisher.

Das ist für Handwerksbetriebe mit gemischter Kundschaft der praktisch wichtigste Punkt: Ein Malerbetrieb, der überwiegend für Privathaushalte arbeitet, ist von der Versandpflicht nur für den B2B-Anteil betroffen. Empfangen können muss er trotzdem.

Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer sind vom Ausstellen einer E-Rechnung dauerhaft befreit. Diese Ausnahme wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 eingefügt und ist nicht befristet.

Empfangen müssen sie trotzdem. Wer eine Eingangsrechnung im XML-Format nicht annehmen kann, hat ein Problem mit seinem Lieferanten, nicht mit dem Finanzamt.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) bleiben außen vor. Ebenso bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG.

Für den Alltag eines Handwerksbetriebs heißt das wenig: Der Materialeinkauf an der Theke fällt unter die Kleinbetragsgrenze, das Angebot über 12.000 € nicht.

Was muss ich bis dahin konkret tun?

Drei Dinge, in dieser Reihenfolge. Erstens: eine Adresse für den Rechnungsempfang festlegen und den Lieferanten mitteilen — und sicherstellen, dass die Datei dort acht Jahre lang auffindbar bleibt.

Zweitens: prüfen, welchen Anteil Ihres Umsatzes Sie an Unternehmer abrechnen und wie hoch Ihr Vorjahresumsatz war. Daraus ergibt sich Ihr Datum: 2027 oder 2028.

Drittens: die eingehenden E-Rechnungen aufbewahren, wie sie ankommen. Das strukturierte Original ist der Beleg — ein daraus gedrucktes PDF ist es nicht.

Wie geht NexDeck damit um?

NexDeck erzeugt beim Finalisieren einer Rechnung ZUGFeRD 2.2 oder XRechnung 3.0 nach EN 16931 und prüft das XML vor dem Versand gegen das Schema. Ob eine E-Rechnung nötig ist, entscheidet sich am Kunden: Bei Privatkunden wird sie nicht erzwungen.

Eingehende E-Rechnungen werden eingelesen und den Pflichtfeldern der Norm zugeordnet. Finalisierte Rechnungen sind danach nicht mehr änderbar und werden mit Objektsperre abgelegt; eine Korrektur ist eine Stornorechnung.

Ob die Buchführung Ihres Betriebs insgesamt den GoBD entspricht, folgt daraus nicht — das beurteilt Ihre Steuerberatung.

Produktbezug

Wohin als Nächstes.

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