Die Software für den Außendienst — vom Einsatz bis zur bezahlten Rechnung.
NexDeck ist eine Betriebsplattform für Service- und Außendienstbetriebe: Einsätze planen, vor Ort dokumentieren, Zeiten und Material erfassen, daraus abrechnen. Der Kunde nimmt den Kostenvoranschlag per Link an, der Einsatz entsteht daraus automatisch. E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung), unveränderbare Ablage und DATEV-Export sind enthalten.
Der Tag besteht aus Fahrten und Einsätzen, und zwischen beiden liegt der Papierkram. Wer nach dem dritten Kunden noch weiß, was beim ersten war, schreibt es abends auf — wer nicht, schreibt es ungenau.
Der Bericht entscheidet über die Rechnung. Steht darin nicht, was getan wurde und wie lange, gibt es später zwei Versionen: die des Technikers und die des Kunden. Durchsetzen lässt sich nur die belegte.
Und das Ersatzteil aus dem Fahrzeug ist eine Buchung, die fast nie stattfindet. Es wird eingebaut, der Bestand stimmt nicht mehr, und beim nächsten Einsatz fehlt es.
Wann die Fahrt bezahlte Arbeitszeit ist — und wann nur Arbeitszeit
Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort hat der Europäische Gerichtshof 2015 entschieden: Die Fahrt von der Wohnung zum ersten und vom letzten Kunden zurück ist Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie. Das ist im Außendienst der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Arbeitszeit heißt dabei nicht automatisch bezahlt. Die Richtlinie regelt Arbeitsschutz — Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten —, nicht die Vergütung. Der Gerichtshof hat das ausdrücklich klargestellt. Was bezahlt wird, steht im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag.
Praktisch folgt daraus, die Art der Zeit mitzuerfassen. Wer nur acht Stunden bucht, kann später nicht mehr trennen, was Fahrt war und was Arbeit beim Kunden — für den Arbeitsschutz zählt die Summe, für die Abrechnung die Aufteilung.
NexDeck kennt dafür die Arten Arbeit, Fahrt, Pause, Besprechung und Büro; jede Buchung kann an einem Einsatz hängen. Bewertet werden sie nicht — das tut Ihr Vertrag.
EuGH, Urteil vom 10.09.2015 — C-266/14 (Tyco), zur Richtlinie 2003/88/EG. Über die Vergütung ist damit ausdrücklich nicht entschieden. Abgerufen am 03.09.2026.
Das Wichtigste in Kürze.
- Das Preset benennt die Oberfläche um: Einsatz statt Projekt, Kostenvoranschlag statt Angebot, Einsatzprotokoll statt Bautagebuch, Servicetechniker statt Monteur.
- Der Kunde nimmt den Kostenvoranschlag über einen Link an. Mit der Annahme entsteht der Einsatz mit allen Positionen; auf Wunsch zusätzlich ein Rechnungsentwurf.
- Techniker dokumentieren vor Ort: Einsatzprotokoll, Zeiten, Fotos, Material — auch bei schlechter Verbindung, mit späterer Übertragung.
- Der Zahlungseingang wird im Banking-Modul mit der offenen Rechnung abgeglichen, sobald die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht.
- E-Rechnung im B2B: Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028. NexDeck erstellt und liest ZUGFeRD und XRechnung.
Funktionen für Außendienst / Field Service.
Baustelle und Büro in einer Datenbasis — ohne Doppelerfassung.
Einsätze planen
Termine, Team und Standort an einer Stelle. Wer wann wo ist, steht im Kalender und in der mobilen Ansicht des Technikers.
Vor Ort dokumentieren
Einsatzprotokoll diktieren statt tippen, Fotos anhängen, Material buchen. Vorgeschlagen wird viel, gebucht wird nichts ohne Bestätigung.
Zeiten je Einsatz
Arbeit, Fahrt und Pause getrennt erfasst — abrechenbar oder nicht. Der Stundenzettel entsteht nebenbei.
Kostenvoranschlag per Link
Der Kunde öffnet ihn im Browser und nimmt ihn dort an. Aus der Annahme entsteht der Einsatz mit allen Positionen.
E-Rechnung und Zahlung
ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, Zahlungslink für den Kunden, automatischer Abgleich des Zahlungseingangs.
Werkzeug und Fahrzeuge
Fahrzeuge, Geräte und der Bestand im Transporter sind erfasst — inklusive Materialbuchung vom Einsatz aus.
Für wen ist das wann relevant?
Pflicht oder Best Practice — und wie NexDeck es abbildet.
| Für wen | Wann relevant | Pflicht oder Best Practice | NexDeck-Bezug |
|---|---|---|---|
| Servicebetriebe mit Technikern im Feld | Sobald mehr als zwei Personen unterwegs sind | Best Practice | Einsatzplanung, mobile Dokumentation |
| Betriebe mit B2B-Kunden | Empfang seit 2025, Versand ab 2027 bzw. 2028 | Pflicht (§ 14 UStG) | ZUGFeRD und XRechnung |
| Betriebe mit Arbeitnehmern | Laufend | Pflicht (Arbeitszeiterfassung) | Mobile Zeiterfassung je Einsatz |
| Betriebe mit Steuerkanzlei | Monatlich bzw. quartalsweise | Best Practice | DATEV-Export (EXTF) |
Häufige Fragen.
Das Preset „Außendienst / Field Service" benennt die Oberfläche um: Ein Vorgang heißt Einsatz, nicht Projekt. Ein Angebot heißt Kostenvoranschlag. Das Tagebuch heißt Einsatzprotokoll, der Mitarbeiter Servicetechniker und die Aufgabe Serviceauftrag. Die Software dahinter ist dieselbe wie in den anderen Branchen.
Ja. Einsatzprotokoll, Zeiterfassung, Fotos und Materialbuchung laufen über die mobile Ansicht. Erfasst wird auch bei schlechter Verbindung; die Übertragung erfolgt, sobald wieder Empfang besteht. Ein vollständiger Abgleich in beide Richtungen ist es nicht.
Als Link. Der Kunde öffnet ihn im Browser und kann ihn dort verbindlich annehmen. Mit der Annahme legt NexDeck den Einsatz mit allen Positionen aus dem Kostenvoranschlag an; auf Wunsch entsteht zusätzlich ein Rechnungsentwurf. Finalisiert und versendet wird die Rechnung von einem Menschen.
Empfangen können müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht, selbst auszustellen, greift ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und ab 2028 für alle übrigen; maßgeblich ist dabei der Zeitpunkt des Umsatzes. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Nein. Einsätze und Termine lassen sich planen und dem Team zuweisen, und der Standort eines Einsatzes ist hinterlegt — eine automatische Routenoptimierung über mehrere Techniker hinweg gehört nicht dazu, ebenso wenig eine Vorhersage von Ersatzteilbedarf. Beides klingt naheliegend, wäre aber ohne Ihre realen Fahrzeiten und Lagerdaten geraten statt gerechnet. Die Disposition bleibt deshalb Ihre Entscheidung; NexDeck hält fest, was daraus wird.
Einordnung & Geltungsgrenzen
NexDeck unterstützt Betriebe bei E-Rechnung, unveränderbarer Ablage mit Objektsperre und DATEV-Export; die Angaben zu Normen (z. B. VOB) sind „in Anlehnung an" zu verstehen und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Fristen und Pflichten hängen vom Einzelfall ab. NexDeck befindet sich im Early Access — beschriebene Funktionen entsprechen dem geplanten Zielbild.Stand: September 2026
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Was ein Einsatzbericht vor Gericht wert ist — und warum Regelmäßigkeit zählt.
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Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028.
Storno statt Korrektur
Wenn im Einsatzbericht etwas falsch war, ist das der Weg zurück.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Die Beschreibung Ihres eigenen Ablaufs — kein Formular zum Ausfüllen.