Eine Verfahrensdokumentation ist kein Formular, sondern die Beschreibung Ihres eigenen Ablaufs.

Was ist eine Verfahrensdokumentation überhaupt?

Die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens — also dessen, was in Ihrem Betrieb mit einem Beleg passiert, vom Entstehen bis zur Aufbewahrung. Die GoBD definieren das in Rz. 152.

Sie ist je Datenverarbeitungssystem zu führen (Rz. 151). Wer die Rechnungen in einer Software schreibt, die Zeiten in einer zweiten erfasst und die Belege in einer dritten ablegt, beschreibt drei Verfahren — oder eines, das die drei zusammenführt.

Sie ist kein Formular. Eine gekaufte Vorlage, die einen Ablauf beschreibt, den es im Betrieb so nicht gibt, ist schlechter als gar keine: sie behauptet gegenüber der Prüfung etwas Unzutreffendes über das eigene Haus.

Aus welchen Teilen besteht sie?

Die GoBD nennen in Rz. 153 vier Bestandteile: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation.

Die allgemeine Beschreibung sagt, worum es geht — welcher Betrieb, welche Belegarten, welche Systeme. Die Anwenderdokumentation beschreibt, was die Menschen tun: wer erfasst, wer prüft, wer gibt frei. Die technische Systemdokumentation beschreibt, was die Software tut. Die Betriebsdokumentation beschreibt den laufenden Betrieb: Zugriffsrechte, Datensicherung, Auslagerung an Dritte.

In der Praxis ist der Anwenderteil der wichtigste und der am häufigsten fehlende. Er ist auch der einzige, den der Softwarehersteller nicht liefern kann — er beschreibt Ihre Leute.

Muss ich sie aktualisieren?

Ja, und zwar historisiert (Rz. 154). Ändert sich ein Ablauf, entsteht eine neue Version; die alten bleiben nachvollziehbar. Für einen Prüfungszeitraum muss die Fassung greifbar sein, die damals galt — nicht die von heute.

Die Verfahrensdokumentation unterliegt derselben Aufbewahrungspflicht wie die Bücher: zehn Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.

Praktisch heißt das: ein Dokument mit Versionsnummer, Datum und einer kurzen Änderungshistorie. Eine Datei ohne Versionsstand ist im Prüfungsfall wertlos, weil niemand sagen kann, welchem Zeitraum sie zugehört.

Was passiert, wenn sie fehlt?

Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation ist ein formeller Mangel (Rz. 155). Allein deswegen wird eine Buchführung nicht verworfen.

Es kippt aber, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht mehr gegeben ist. Dann bekommt der formelle Mangel sachliches Gewicht, und die Finanzverwaltung hat einen Beurteilungsspielraum.

Der praktische Unterschied ist erheblich: Wer erklären kann, wie ein Beleg durch seinen Betrieb läuft, wird gefragt und antwortet. Wer es nicht erklären kann, muss es in der Prüfung erst rekonstruieren — mit dem Ergebnis, dass die Prüfung länger dauert und mehr Fragen aufwirft.

Gibt es ein GoBD-Zertifikat für Software?

Nein — und das steht in den GoBD selbst. Rz. 179: Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung der Systeme lässt „keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität" zu. Genannt werden dafür Versionswechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten, die Parametrisierung — und die Richtigkeit der eingegebenen Daten.

Rz. 180: Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung werden „weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft" erteilt.

Rz. 181: Zertifikate oder Testate Dritter entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Daraus folgen drei Dinge. Erstens: Wer eine Zertifizierung nach diesen Grundsätzen behauptet, beruft sich auf eine Bestätigung, die es nicht gibt. Zweitens: Ordnungsmäßigkeit ist eine Eigenschaft Ihres Betriebs, nicht der Software — sie hängt an Parametrisierung, Rechtevergabe, Dokumentation und Ihren Eingaben. Drittens: Die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen und ist nicht delegierbar.

Eine belastbare Aussage über eine Software gibt es nur als Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 durch einen Wirtschaftsprüfer. Auch sie bindet die Finanzbehörde nach Rz. 181 nicht.

Wie fange ich praktisch an?

Mit einem Beleg. Nehmen Sie eine typische Eingangsrechnung und schreiben Sie auf, was mit ihr passiert: Wie kommt sie herein? Wer sieht sie zuerst? Wo wird sie erfasst? Wer gibt sie frei? Wo liegt sie danach, wie lange, und wer kommt an sie heran?

Dasselbe für eine Ausgangsrechnung, für einen Kassenbeleg, für einen Bankauszug. Vier Wege, jeder eine halbe Seite — das ist mehr wert als dreißig Seiten Vorlage.

Danach ergänzen Sie, was die Software dazu beiträgt. Diesen Teil kann Ihr Anbieter liefern; den ersten nicht.

Am Ende lassen Sie das Ergebnis von Ihrer Steuerberatung ansehen. Sie kennt die Prüfungspraxis und sieht, wo eine Beschreibung zu dünn ist.

Was liefert NexDeck dazu?

NexDeck liefert eine Systembeschreibung mit: was beim Festschreiben einer Rechnung technisch passiert, wie die Nummernkreise vergeben werden, welche Änderungen protokolliert werden, wie Belege abgelegt und wann sie gesperrt werden, welche Rollen welche Rechte haben und welche Dienstleister beteiligt sind.

Dieser Teil kann ein Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation sein. Er ersetzt sie nicht: Ihre Abläufe, Ihre Zuständigkeiten und Ihre Freigaben stehen dort nicht drin, weil wir sie nicht kennen.

NexDeck ist kein DATEV-Partner und trägt kein Testat. Die Gesamtbeurteilung Ihrer Buchführung nimmt Ihre Steuerberatung vor.

Produktbezug

Wohin als Nächstes.

• Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege
• Storno statt Korrektur
• Die Übergabe an die Kanzlei