Ihre Kanzlei braucht keine PDFs, sondern eine Datei mit Buchungssätzen.

Was ist ein Buchungsstapel?

Eine Datei mit einer Zeile je Buchung. Jede Zeile trägt mindestens: Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld (meist die Rechnungsnummer) und einen Buchungstext. Dazu je nach Fall ein Steuerschlüssel.

Der Unterschied zum PDF-Ordner ist keine Formatfrage, sondern eine Arbeitsfrage: Aus dem Stapel entsteht die Buchhaltung per Import. Aus dem Ordner entsteht sie, indem jemand liest und tippt.

Ein Stapel ersetzt die Belege nicht. Die Rechnungen selbst bleiben aufbewahrungspflichtig — der Stapel ist die Buchungsseite, nicht der Beleg.

Was bedeutet EXTF?

EXTF steht am Anfang der ersten Zeile einer DATEV-Importdatei und kennzeichnet sie als externe Datei — im Unterschied zu einer, die aus DATEV selbst stammt. Danach folgen im Kopf Angaben wie Formatversion, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und der Zeitraum des Stapels.

Die Datei ist ein CSV mit Semikolon als Trenner, in Windows-1252 kodiert. Das ist kein Detail: Wer sie als UTF-8 schreibt, bekommt aus „Fassadenanstrich Müller" im Import etwas anderes.

Beträge stehen mit Komma als Dezimaltrennzeichen, Datumsangaben ohne Jahr im Format TTMM — das Jahr steht im Kopf. Auch das ist eine typische Fehlerquelle beim ersten Export.

SKR03 oder SKR04 — was ist der Unterschied?

Beides sind Standardkontenrahmen, aber sie sortieren verschieden. SKR03 ist nach dem Geschäftsablauf gegliedert, SKR04 nach dem Aufbau des Jahresabschlusses. Dieselbe Buchung hat in beiden eine andere Kontonummer.

Welcher gilt, entscheidet Ihre Kanzlei, nicht Ihre Software. Wer den falschen exportiert, liefert eine Datei, die formal importierbar ist und inhaltlich auf den falschen Konten landet.

Das ist die Frage, die vor dem ersten Export zu stellen ist — zusammen mit Beraternummer, Mandantennummer und dem Beginn des Wirtschaftsjahres. Vier Angaben, ein Anruf.

Was klärt man sonst noch mit der Kanzlei?

Den Rhythmus: monatlich, quartalsweise, oder laufend. Danach richtet sich, wie oft exportiert wird und welcher Zeitraum im Dateikopf steht.

Die Behandlung der Umsatzsteuer: Welche Steuerschlüssel sollen gesetzt werden, wie werden § 13b-Fälle abgebildet, wie Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Den Umgang mit Anzahlungen und Abschlägen — sie sind der häufigste Grund, warum ein Stapel zurückkommt.

Und die Frage, ob die Kanzlei die Belegbilder dazu bekommen möchte oder nur die Buchungen.

Fragen Sie nach dem ersten Import ausdrücklich, wie viele Zeilen angekommen sind — nicht, ob der Import „gelaufen" ist. Ein Import kann durchlaufen und die Hälfte verworfen haben.

Muss meine Software von DATEV zertifiziert sein?

Für den Dateiweg nicht. Das Format ist beschrieben, und eine Datei, die dem Format entspricht, lässt sich importieren.

Für eine Online-Anbindung — also den direkten Weg in die Systeme der Kanzlei ohne Datei — gelten eigene Bedingungen und Kosten seitens DATEV.

Ein Anbieter, der „DATEV-zertifiziert" schreibt, ohne es zu sein, wirbt mit einer Geschäftsbeziehung, die nicht besteht. Fragen Sie im Zweifel nach der Partnernummer.

Wie macht NexDeck das?

NexDeck erzeugt einen Buchungsstapel im EXTF-Format, in Windows-1252, wahlweise nach SKR03 oder SKR04. Berater- und Mandantennummer sowie der Beginn des Wirtschaftsjahres werden einmal hinterlegt und wandern in den Dateikopf.

Der Export ist im Preis enthalten und nicht an ein Zusatzmodul gebunden.

Zahlungseingänge aus dem Bankmodul werden mit den offenen Rechnungen abgeglichen; der Abgleich läuft über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Fehlt sie, wird die Buchung zur Vorlage gebracht statt automatisch zugeordnet.

NexDeck ist kein DATEV-Partner und nicht zertifiziert. Der Dateiweg funktioniert deshalb trotzdem — er setzt keine Partnerschaft voraus.

Produktbezug

Wohin als Nächstes.

• Verfahrensdokumentation nach GoBD
• Storno statt Korrektur
• Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege