Eine falsche Rechnung wird nicht korrigiert, sondern storniert.

Was genau verbietet die Unveränderbarkeit?

§ 146 Abs. 4 AO sagt es negativ: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Verboten ist also nicht die Änderung, sondern das spurlose Überschreiben.

Für Software heißt das: Eine Änderung muss entweder als Änderung protokolliert sein oder als neuer Beleg entstehen. Ein Feld, das einfach einen anderen Wert bekommt und den alten vergisst, erfüllt die Anforderung nicht.

Der Zeitpunkt, ab dem das greift, ist der der Festschreibung — bei einer Rechnung typischerweise das Finalisieren und Versenden. Ein Entwurf darf beliebig geändert werden; er ist noch keine Aufzeichnung im Sinne der Vorschrift.

Wie läuft ein Storno korrekt ab?

In drei Belegen. Erstens die ursprüngliche Rechnung — sie bleibt, wie sie ist. Zweitens eine Stornorechnung mit eigener, fortlaufender Nummer, die den Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen trägt und die Ursprungsrechnung benennt. Drittens die neue, richtige Rechnung mit wiederum eigener Nummer.

Am Ende steht ein Saldo von null aus den ersten beiden plus dem richtigen Betrag aus der dritten. Wer den Vorgang nachvollzieht, sieht, was ursprünglich berechnet wurde, dass es zurückgenommen wurde und was stattdessen gilt.

Die Stornorechnung ist kein interner Vermerk. Sie geht an denselben Empfänger wie die Ursprungsrechnung — sonst bucht der Kunde eine Rechnung, die es nicht mehr gibt.

Wann reicht eine Rechnungsberichtigung statt eines Stornos?

Wenn nur eine Pflichtangabe falsch oder unvollständig ist, kann die Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden: Es genügt ein Dokument, das sich spezifisch auf die Rechnung bezieht und die fehlende oder unzutreffende Angabe richtigstellt. Die gesamte Rechnung muss dafür nicht neu ausgestellt werden.

Stimmt dagegen der Betrag, die Leistung oder der Empfänger nicht, ist das keine Berichtigung mehr, sondern ein anderer Vorgang — dann führt der Weg über Storno und Neuausstellung.

Welcher der beiden Wege im Einzelfall der richtige ist, hängt davon ab, was genau falsch ist. Das ist eine steuerliche Beurteilung Ihres Vorgangs und gehört zur Steuerberatung, nicht in eine Softwareeinstellung.

Was ist, wenn zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen wurde?

Dann greift § 14c UStG. Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag — bis die Rechnung berichtigt ist.

Das ist der Grund, warum ein Steuersatz kein Feld ist, das man beiläufig ändert. Ein zu hoher Ausweis kostet Geld, bis er korrigiert wurde; ein zu niedriger kostet ihn ohnehin.

Besonders relevant bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer: Dort geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Leistungsempfänger über, und eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ist genau der Fall, den § 14c meint.

Muss der Nummernkreis lückenlos sein?

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Er verlangt nicht, dass keine Zahl fehlen darf.

Eine Lücke ist deshalb kein Verstoß, sondern ein Erklärungsbedarf: Warum fehlt die 0147? Wer das beantworten kann — Entwurf verworfen, Testbeleg, Nummernkreis gewechselt — hat kein Problem. Wer es nicht beantworten kann, sitzt in der Prüfung vor einer offenen Frage.

Ein echter Verstoß ist die doppelt vergebene Nummer. Sie macht die Einmaligkeit unmöglich und wirft die Frage auf, welcher der beiden Belege gilt.

Mehrere Nummernkreise nebeneinander sind zulässig — etwa je Jahr, je Filiale oder je Belegart. Sie müssen nur so gebaut sein, dass jede Nummer im Betrieb eindeutig bleibt.

Wie setzt NexDeck das um?

Beim Finalisieren wird die Rechnung festgeschrieben und ist danach in NexDeck nicht mehr änderbar. Der Weg zur Korrektur ist die Stornorechnung; sie bekommt ihre eigene Nummer aus demselben Kreis und verweist auf den Ursprungsbeleg.

Die Nummernkreise laufen je Mandant und werden über die Datenbank vergeben, nicht in der Oberfläche — zwei Rechnungen, die im selben Moment entstehen, können damit nicht dieselbe Nummer bekommen.

Jede Änderung an einem finalisierten Beleg wird protokolliert; das Dokument selbst wird mit einer Objektsperre abgelegt, deren Ende sich aus der Aufbewahrungsfrist ergibt.

Ob Ihre Buchführung insgesamt ordnungsmäßig ist, folgt daraus nicht — das beurteilt Ihre Steuerberatung.

Produktbezug

Wohin als Nächstes.

• Die Pflichtangaben einer Rechnung
• Verfahrensdokumentation nach GoBD
• Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege