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Antworten mit Fundstelle.
Fachartikel für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe. Jede Zahl steht mit ihrer Quelle da, jeder Artikel mit dem Datum, an dem wir ihn zuletzt geprüft haben.
Stand 2.9.2026
Die E-Rechnungspflicht hat nicht ein Datum, sondern vier.
Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 — ein E-Mail-Postfach genügt. Verschicken müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit, vom Empfangen nicht.
Stand 2.9.2026
ZUGFeRD und XRechnung sind keine Alternativen, sondern zwei Wege zu derselben Norm.
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und enthalten dieselben Daten. XRechnung ist eine reine XML-Datei — für Menschen unlesbar, für Maschinen eindeutig. ZUGFeRD ab Version 2.x ist ein PDF/A-3, in das genau dieses XML eingebettet ist: Ihr Kunde sieht ein gewohntes Dokument, seine Buchhaltung liest die Datei darin.
Stand 2.9.2026
Eine Rechnung ohne die Pflichtangaben kostet Ihren Kunden den Vorsteuerabzug — und Sie den Kunden.
§ 14 Abs. 4 UStG zählt zehn Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht falsch berechnet, aber sie taugt nicht als Beleg für den Vorsteuerabzug: Ihr Kunde bekommt die enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurück und wird sich melden.
Stand 3.9.2026
Bei Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer steht auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer.
Erbringen Sie eine Bauleistung an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet nicht mehr Sie die Umsatzsteuer, sondern Ihr Kunde (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 i. V. m. Abs. 5 UStG). Auf der Rechnung steht dann der Nettobetrag, kein Steuerausweis und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG zusätzlich.
Stand 3.9.2026
Skonto ändert nicht nur den Betrag, sondern drei Dokumente gleichzeitig.
Zieht der Kunde Skonto, mindert sich das Entgelt — und damit auch die Umsatzsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG). Die Berichtigung erfolgt in dem Voranmeldungszeitraum, in dem der Abzug tatsächlich vorgenommen wurde; eine neue Rechnung ist dafür regelmäßig nicht nötig, wenn die Skontovereinbarung in der Rechnung steht. In einer E-Rechnung muss sie dort allerdings **strukturiert** stehen — EN 16931 kennt dafür kein eigenes Feld.
Stand 2.9.2026
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht, wenn die Rechnung entsteht.
Sie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren, nicht bis März 2034. Und die Frist beträgt für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, nicht mehr zehn — die zehn gelten weiterhin für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare.
Stand 2.9.2026
Eine Verfahrensdokumentation ist kein Formular, sondern die Beschreibung Ihres eigenen Ablaufs.
Sie hält fest, wie ein Beleg in Ihrem Betrieb entsteht, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt wird — organisatorisch und technisch. Die GoBD verlangen sie je Datenverarbeitungssystem und nennen vier Bestandteile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Ein staatliches Testat dafür gibt es nicht, und zwar ausdrücklich nicht.
Stand 2.9.2026
Eine falsche Rechnung wird nicht korrigiert, sondern storniert.
Sobald eine Rechnung das Haus verlassen hat, darf ihr Inhalt nicht mehr so geändert werden, dass der ursprüngliche Stand nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Der Weg ist deshalb ein anderer: Stornorechnung mit eigener Nummer, dann die neue Rechnung. Am Ende liegen drei Belege statt einem — und genau das ist der Sinn.
Stand 2.9.2026
Ihre Kanzlei braucht keine PDFs, sondern eine Datei mit Buchungssätzen.
Ein Buchungsstapel ist eine Textdatei mit einer Zeile je Buchung: Betrag, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext. Die Kanzlei importiert sie und muss nichts abtippen. Ein Ordner mit PDFs ist das Gegenteil davon — dort tippt jemand ab, und zwar stundenweise.
Stand 3.9.2026
Der Abschlag ist kein Entgegenkommen des Kunden. Er ist Ihr Anspruch.
Nach § 632a Abs. 1 BGB können Sie eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen — ohne dass es dafür einer Vereinbarung bedarf. Voraussetzung ist eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht (Abs. 1 S. 5). Wegen unwesentlicher Mängel darf der Kunde die Zahlung nicht verweigern.
Stand 3.9.2026
Der Sicherheitseinbehalt ist Ihr Geld, das jemand anders liegen hat.
Er sichert Mängelansprüche und läuft deshalb über Jahre — bei einem Bauwerk nach VOB/B vier Jahre, nach BGB fünf. Sie können ihn regelmäßig gegen eine Bürgschaft ablösen und sofort über das Geld verfügen. Ist ein Bareinbehalt vereinbart, ist er nach VOB/B § 17 Abs. 6 binnen 18 Werktagen nach der Mitteilung des einbehaltenen Betrags auf ein Sperrkonto einzuzahlen — geschieht das nicht, können Sie nach Nachfrist die Auszahlung verlangen.
Stand 3.9.2026
Ob ein Fenster abgezogen wird, entscheidet seine Größe — nicht Ihr Gefühl.
Die VOB/C legt je Gewerk eine Schwelle fest: Aussparungen bis zu dieser Größe bleiben in der Fläche (sie werden übermessen), größere werden abgezogen. Beim Maler liegt sie bei 2,5 m², beim Fliesenleger bei 0,1 m² — dieselbe Öffnung wird also je nach Gewerk anders gerechnet. Und: Leibungen werden gesondert gerechnet, unabhängig davon, ob die Öffnung übermessen wurde.
Stand 3.9.2026
Ein Nachtrag entsteht auf der Baustelle und stirbt im Büro.
Nicht am Streit über die Höhe, sondern an der Reihenfolge: Gilt die VOB/B, besteht der Anspruch auf zusätzliche Vergütung nur, wenn Sie ihn dem Auftraggeber **vor Beginn der Ausführung** angekündigt haben (§ 2 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B). Im BGB-Bauvertrag läuft es über das Anordnungsrecht nach § 650b und die Vergütungsanpassung nach § 650c.
Stand 3.9.2026
Vor Gericht zählt nicht, was Sie gemacht haben, sondern was Sie belegen können.
Ein Bautagebuch ist eine Privaturkunde. Nach § 416 ZPO beweist es, dass die Erklärung so abgegeben wurde — nicht, dass ihr Inhalt zutrifft. Was es wert ist, entscheidet das Gericht in freier Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Und dort macht es einen Unterschied, ob ein Eintrag am selben Tag entstanden ist oder Monate später aus der Erinnerung.
Stand 3.9.2026
Verzug beginnt meistens nicht mit der Mahnung, sondern vorher.
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug ein — ohne dass gemahnt werden muss (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn in der Rechnung darauf hingewiesen wurde. Ab dann laufen Verzugszinsen: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Geschäftsverkehr ohne Verbraucher, fünf mit. Dazu kommt dort eine Pauschale von 40 €.
Stand 3.9.2026
Ein Wartungsvertrag ist der einzige Umsatz, der im Januar schon feststeht.
Er verwandelt einmalige Aufträge in planbaren Umsatz — und bringt dafür eigene Regeln mit. Gegenüber Verbrauchern begrenzt § 309 Nr. 9 BGB in Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Laufzeit auf zwei Jahre, die stillschweigende Verlängerung auf ein Jahr und die Kündigungsfrist auf drei Monate. Wird er online geschlossen, kommt die Pflicht zum Kündigungsbutton nach § 312k BGB dazu.
Stand 3.9.2026
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon. Das Gesetz dazu fehlt noch.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen müssen — hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung. Die Pflicht besteht also unabhängig davon, dass die Novelle des Arbeitszeitgesetzes noch aussteht. Eine Form ist bisher nicht vorgeschrieben: Papier genügt.
Stand 3.9.2026
Ob die Fahrt zur Baustelle zählt, hängt davon ab, wo der Arbeitstag beginnt.
Fährt jemand morgens von zu Hause direkt zur Baustelle, ist das im Regelfall Wegezeit. Fährt er zuerst in den Betrieb und von dort — vom Arbeitgeber angeordnet — zur Baustelle, ist die Fahrt Arbeitszeit. Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort hat der EuGH 2015 entschieden, dass auch die Fahrt von der Wohnung zum ersten und vom letzten Kunden zurück Arbeitszeit ist. Ob sie auch bezahlt wird, ist eine andere Frage.
Stand 3.9.2026
Ein Fahrzeug darf geortet werden. Ein Mitarbeiter nur unter engen Bedingungen.
Zulässig ist eine Ortung, wenn sie für einen konkreten betrieblichen Zweck erforderlich ist — etwa Disposition, Diebstahlschutz oder Nachweis von Einsatzzeiten — und wenn sie nicht weiter geht, als dieser Zweck verlangt. Unzulässig sind dagegen die permanente, anlasslose Verfolgung, die Ortung in Pausen und nach Dienstschluss, die heimliche Ortung und jede Auswertung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
Stand 3.9.2026
Wer für Sie Daten verarbeitet, braucht einen Vertrag — auch Ihre Software.
Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Das betrifft die Software, in der Ihre Kundendaten liegen, ebenso wie das Lohnbüro, den IT-Dienstleister und den Cloud-Speicher. Verantwortlich gegenüber den Betroffenen bleiben Sie — nicht der Dienstleister.