ZUGFeRD und XRechnung sind keine Alternativen, sondern zwei Wege zu derselben Norm.

Was ist der technische Unterschied?

XRechnung ist nur XML. Öffnet man die Datei, sieht man Tags, keine Rechnung. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und dort seit Jahren Pflicht.

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, das die Rechnung sichtbar darstellt und dieselbe Rechnung zusätzlich als XML-Anhang mitführt. Beide Bestandteile müssen inhaltlich übereinstimmen.

Der gemeinsame Bezugspunkt ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben mit welcher Bedeutung enthalten sein müssen. Die Formate sind zwei zulässige Umsetzungen davon.

Welches Format soll ich verschicken?

Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD in der Regel der reibungsärmere Weg: Wer das XML nicht auswerten kann oder will, hat trotzdem ein lesbares PDF vor sich. Umgekehrt scheitert eine reine XRechnung bei einem Empfänger ohne passende Software an der Anzeige.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung häufig ausdrücklich verlangt. Dort gehört meist auch eine Leitweg-ID dazu — die Adresse der empfangenden Behörde im Rechnungseingangsportal. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen.

An Privatkunden ist keine E-Rechnung erforderlich. Ein PDF genügt weiterhin.

Welche Versionen sind maßgeblich?

Bei XRechnung ist Version 3.0 der aktuelle Stand. Bei ZUGFeRD ist nach Auffassung der Finanzverwaltung jede Version ab 2.0.1 zulässig, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE 14.5 Abs. 14) — diese beiden Profile tragen nicht alle Angaben, die eine Rechnung braucht. ZUGFeRD 1.0 zählt nicht: es entstand vor der EN 16931 und erfüllt sie nicht. Wer noch damit arbeitet, hat ein PDF mit Anhang, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Das französische Pendant Factur-X ist mit ZUGFeRD ab 2.0 technisch identisch — dieselbe Spezifikation unter zwei Namen.

Woran erkenne ich, ob eine eingehende Datei eine E-Rechnung ist?

Bei XRechnung an der Endung `.xml` und daran, dass die Datei ohne Programm nicht lesbar ist. Bei ZUGFeRD ist es unauffälliger: Das PDF sieht aus wie jedes andere, führt aber einen XML-Anhang mit — oft benannt `factur-x.xml` oder `zugferd-invoice.xml`.

Wer ein solches PDF ausdruckt und abheftet, hat den Beleg nicht aufbewahrt. Maßgeblich ist die Datei mitsamt ihrem Anhang.

Wie geht NexDeck damit um?

NexDeck erzeugt ZUGFeRD 2.2 und XRechnung 3.0 nach EN 16931 und prüft das XML vor dem Versand gegen das Schema. Welches Format erzeugt wird, entscheidet sich am Empfänger; für Privatkunden wird keine E-Rechnung erzwungen.

Eingehende E-Rechnungen werden eingelesen und den Feldern der Norm zugeordnet — auch das eingebettete XML aus einem ZUGFeRD-PDF.

Produktbezug

Wohin als Nächstes.

• Die E-Rechnungspflicht hat vier Daten
• Die Pflichtangaben einer Rechnung