Die Software für Gebäudereinigung — von der Tour bis zur E-Rechnung.
NexDeck ist eine Betriebsplattform für Gebäudereinigungs- und Gebäudeservice-Betriebe: wiederkehrende Rechnungen für die Unterhaltsreinigung, Tourenplanung, mobile Zeiterfassung je Objekt und Objektverwaltung — plus E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung), unveränderbare Ablage mit Objektsperre und DATEV-Export. Büro und Team im Objekt arbeiten in einer Datenbasis.
Der Umsatz wiederholt sich, und genau darin liegt die Falle. Ein Objekt, das monatlich abgerechnet wird, fällt nicht auf, wenn es nicht mehr trägt — es läuft einfach weiter. Auffallen würde es nur, wenn jemand die Stunden gegen den Preis hält, und dazu müssen die Stunden erfasst sein.
Die Leute arbeiten verteilt und früh. Wer eine Tour fährt, hat kein Büro und keinen Schreibtisch; was nicht auf dem Telefon geht, geht nicht. Ein Objektwechsel, ein defekter Automat, ein fehlender Schlüssel — das steht abends entweder im System oder in niemandes Kopf.
Und der Auftraggeber ist meist eine Hausverwaltung mit eigenen Fristen. Sie will eine Rechnung, die zu ihrem Objektschlüssel passt, und sie will sie pünktlich. Beides entscheidet über die Verlängerung oft mehr als die Qualität der Reinigung.
Die Gebäudereinigung rechnet nicht nach VOB/C
Es gibt in der VOB/C keine ATV für Gebäudereinigung. Wer hier eine 2,5-m²-Schwelle anwendet, überträgt eine Regel aus einem anderen Gewerk — sie steht in DIN 18363 für Maler, nicht für die Reinigung.
Der übliche Bezugspunkt ist das RAL-Merkblatt zum Aufmaß in der Gebäudereinigung (Ausgabe 2024). Es nennt eine Übermessungsgrenze von 1 m² für Einbauten und Aussparungen; bei unbeweglicher Einrichtung wird erst ab 2,5 m² Einzelgröße abgezogen, wobei Einzelstücke nicht addiert werden.
Das Merkblatt ist ausdrücklich unverbindlich. Es ersetzt keine Vereinbarung im Vertrag — es beschreibt, was üblich ist. Dasselbe gilt für Leistungswerte in Quadratmetern je Stunde: Es gibt dort keine genormten Zahlen, nur Richtwerte.
NexDeck rechnet für das Reinigungs-Preset entsprechend mit 1 m² und führt den Leistungswert als editierbaren Richtwert, nicht als feste Größe. Wer ihn übernimmt, übernimmt eine Schätzung — und sollte das wissen.
RAL-Merkblatt zum Aufmaß in der Gebäudereinigung, Ausgabe 2024, Abschnitt 2.2 (RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung, frei erhältlich, ausdrücklich unverbindlich). Nachgeschlagen am 02.09.2026. Eine ATV für Gebäudereinigung enthält die VOB/C nicht.
Das Wichtigste in Kürze.
- E-Rechnung im B2B: Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht greift gestaffelt ab 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) bzw. 2028 für alle. NexDeck erstellt und liest ZUGFeRD und XRechnung.
- Für regelmäßige Leistungen wie die Unterhaltsreinigung werden wiederkehrende Rechnungen im gewählten Turnus automatisch erzeugt — als E-Rechnung.
- Touren und Einsätze werden geplant; das Team sieht seine Objekte und Aufgaben mobil.
- Arbeitszeiten werden mobil je Objekt erfasst — abrechenbar oder nicht abrechenbar — als Grundlage für Leistungsnachweis und Rechnung.
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden unveränderbar abgelegt und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegen Löschen gesperrt und als DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater exportiert.
Funktionen für Gebäudereinigung.
Baustelle und Büro in einer Datenbasis — ohne Doppelerfassung.
Wiederkehrende Rechnungen
Für Unterhaltsreinigung und Wartungsverträge werden Rechnungen im gewählten Turnus automatisch erzeugt — als E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung), ohne monatliches Neuschreiben.
Tourenplanung
Plane Einsätze und Touren, damit das Team weiß, welche Objekte wann anstehen. Aufgaben und Objekte sind mobil sichtbar — auch unterwegs.
Mobile Zeiterfassung
Arbeitszeiten werden je Objekt mobil erfasst — abrechenbar oder nicht abrechenbar. Standortfunktionen sind strikt freiwillig und nur auf ausdrückliche Nutzeraktion aktiv.
Objektverwaltung
Kunden, Objekte und Einsätze bleiben an einem Ort verbunden. Interne Notizen und Absprachen zum Objekt bleiben im Team nachvollziehbar.
E-Rechnung ZUGFeRD & XRechnung
Erstelle strukturierte E-Rechnungen mit einem Klick und lies Eingangsrechnungen automatisch ein — inklusive DATEV-Export für den Steuerberater.
GoBD-Archiv & DATEV-Export
Ausgangs- und geprüfte Eingangsrechnungen werden unveränderbar abgelegt und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegen Löschen gesperrt und als DATEV-Buchungsstapel (EXTF) übergeben.
Für wen ist das wann relevant?
Pflicht oder Best Practice — und wie NexDeck es abbildet.
| Für wen | Wann relevant | Pflicht oder Best Practice | NexDeck-Bezug |
|---|---|---|---|
| Reinigungsbetriebe mit B2B-Kunden | Rechnungen an Unternehmen & öffentliche Auftraggeber | Pflicht (E-Rechnung) | ZUGFeRD/XRechnung erstellen & empfangen |
| Betriebe mit Unterhaltsreinigung | Regelmäßige Leistung im festen Turnus | Best Practice | Wiederkehrende Rechnungen automatisch |
| Teams mit mehreren Objekten | Einsatzplanung & Leistungsnachweis | Best Practice | Tourenplanung + mobile Zeiterfassung je Objekt |
| Buchführungspflichtige Betriebe | Aufbewahrung von Rechnungen & Belegen | Pflicht (GoBD) | Unveränderbare Ablage mit Objektsperre |
| Betriebe mit Steuerberater | Monatliche Buchhaltung / Jahresabschluss | Best Practice | DATEV-Buchungsstapel-Export (EXTF) |
Häufige Fragen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gilt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind davon nicht betroffen. NexDeck erstellt und empfängt die Formate ZUGFeRD und XRechnung.
Ja. Für regelmäßige Leistungen wie die Unterhaltsreinigung lassen sich wiederkehrende Rechnungen einrichten, die im gewählten Turnus erzeugt werden — als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Das spart das manuelle Neuschreiben Monat für Monat.
Über die mobile Zeiterfassung. Arbeitszeiten werden je Objekt erfasst und können abrechenbar oder nicht abrechenbar geführt werden — als Grundlage für Leistungsnachweis und Rechnung. Standortfunktionen sind in NexDeck strikt freiwillig und nur auf ausdrückliche Nutzeraktion aktiv.
Ja. NexDeck erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF), den Ihr Steuerberater einlesen kann. Ausgangs- und geprüfte Eingangsrechnungen werden unveränderbar abgelegt und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegen Löschen gesperrt.
Nein. Einen Formular-Builder für Prüfprotokolle oder Qualitätskontroll-Formulare bieten wir bewusst nicht an — Qualitätsmaßstäbe unterscheiden sich von Objekt zu Objekt und von Vertrag zu Vertrag, und ein generischer Baukasten wäre entweder zu starr oder würde einen Standard vorgeben, der nicht Ihrer ist. Die inhaltliche Definition Ihrer Kontrollen bleibt deshalb bei Ihrem Betrieb; NexDeck ersetzt Ihr eigenes Prüfprotokoll nicht. Was die Plattform für die Gebäudereinigung abdeckt, ist die Objektverwaltung: Jedes Objekt hat seine eigene Übersicht, an der Tourenplanung, Termine und die mobile Zeiterfassung je Objekt hängen. Über den Kundenchat können Sie zusätzlich die Kommunikation mit Ihren Kunden festhalten. Ein strukturiertes Qualitäts- oder Prüfprotokoll bilden diese Funktionen aber nicht ab — dieser Schritt bleibt Ihr eigener Prozess.
Einordnung & Geltungsgrenzen
NexDeck unterstützt Betriebe bei E-Rechnung, unveränderbarer Ablage mit Objektsperre und DATEV-Export; die Angaben zu Normen (z. B. VOB) sind „in Anlehnung an" zu verstehen und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Fristen und Pflichten hängen vom Einzelfall ab. NexDeck befindet sich im Early Access — beschriebene Funktionen entsprechen dem geplanten Zielbild.Stand: Juli 2026
Passt NexDeck zu Ihrem Betrieb?
Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir das in 30 Minuten — oder Sie rechnen Ihr Einsparpotenzial vorab selbst aus.
Zum Nachlesen
Wartungsverträge gestalten
Wiederkehrende Verträge mit Verbrauchern: Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsbutton.
Arbeitszeiterfassung: was heute gilt
Die Gebäudereinigung fällt unter § 2a SchwarzArbG — damit gilt § 17 MiLoG.
Auftragsverarbeitung im Handwerksbetrieb
Objektdaten, Schlüssellisten, Zugangszeiten: Wer sie für Sie verarbeitet, braucht einen Vertrag.
Übermessen und Abziehen nach VOB/C
Die Gebäudereinigung rechnet NICHT nach VOB/C — sondern nach dem RAL-Merkblatt.
Die E-Rechnungspflicht hat vier Daten
Bei wiederkehrenden Aufträgen betrifft sie jede einzelne Abrechnung.
Die zehn Pflichtangaben einer Rechnung
Besonders relevant bei Sammelrechnungen über mehrere Objekte.
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege
Acht Jahre für Belege, sechs für Geschäftsbriefe — und der Fristbeginn.
Die Übergabe an die Steuerkanzlei
EXTF, SKR03 oder SKR04 — die vier Angaben, die Sie vorher brauchen.